Passersystem – Södertörn
Passersystem som förenklar administrationen av 13 000 studenter och personal på Södertörns Högskola.
Att administrera ett passersystem med många personer ställer stora krav på ständiga uppdateringar. Varje termin startar en ny kull med studenter och personal, men många börjar och slutar även däremellan. Beroende på vilka kurser och program de studerar eller arbetar med behöver de tillgång till lokaler, parkeringsplatser och bibliotek under olika tidsperioder.
Vi har genomfört en övergripande uppgradering av hela systemet vilket dels lett till en ännu högre säkerhet.
”Men den största vinsten ligger dock i att arbetet blivit betydligt mycket enklare för vår IT-avdelning och reception”, berättar Peter Malmkjell, intendent på Södertörns Högskola, som varit ansvarig för projektet. ”Vi ville uppnå en bättre koppling mellan våra system och Nordic Alarms övergripande system, Integral”, fortsätter Ulrica Magnusson, systemägare och kontaktperson mot Nordic Alarm. ”Uppgifter om studenter och personal administreras i olika databaser och behörigheterna styrs med automatik utifrån vilka kurser de associeras med”.
Önskade en mer användarvänlig lösning
Uppdateringen har inneburit många förbättringar och nyheter i systemet. Ett viktigt önskemål var att förbättra gränssnittet och göra det mer grafiskt och användarvänligt. Det har gjort det lättare framför allt för de användare som inte hanterar systemet så ofta. Även parkeringstillstånden har lagts till i systemet vilket gör att man kan nyttja parkeringarna mer effektivt och har fått bättre koll på tillstånden till alla studenter och personal. Vi utvecklade också en ny funktion för tidsbegränsade behörigheter så att vi slipper ha manuell hantering på tillfälliga behörigheter med ett slutdatum. Om någon till exempel är på semester kan någon annan använda den personens garageplats. Dessutom har processen kring korttillverkningen nu till stora delar blivit automatiserad. Systemet håller reda på vilka kort som ska produceras, vilket väsentligt förenklat hanteringen. Nu skapas passerkorten i god tid så de kan ligga klara när personal och studenter ska hämta ut dem i receptionen.
Pappersfri signering
Receptionen hade även önskemål om att avveckla pappershanteringen då de utfärdar och lämnar ut passerkort till studenter och personal. Vid en terminsstart kan det var upp till 3 000 personer som ska hanteras inom en tvåveckorsperiod.
Med det tidigare pappersbaserade system blev det många lappar att hålla reda på. Nu använder man i stället en signeringsplatta där användarna signerar digitalt. Uppgifterna lagras också i Integral. Även bibliotekets identiteter ligger just nu samlade i samma databas med ett separat Biblioteks-ID.
